Pengecekan Snack Box – Sebagai panitia atau tuan rumah acara pastinya penting untuk memastikan snack box yang dipesan tidak kurang dan sesuai jumlah orang yang hadir. Namun selama ini mungkin Anda pernah mengalami ada tamu atau panitia acara yang tidak kebagian snack?
Tentu hal ini akan membuat suasana acara menjadi sedikit kurang nyaman. Karena itu sebaiknya Anda perlu kontrol pesanan catering agar jumlah yang datang betul-betul pas dengan total orang yang datang. Bagaimana caranya?
Royal Snack Box akan dengan senang hati memberitahukan tipsnya di bawah ini.
Cara Pengecekan Snack Box Agar Jumlahnya Sesuai
-
Estimasi jumlah kedatangan tamu dan panitia secara realistis
Mungkin Anda membagikan 50 undangan dan per undangan berlaku masing-masing untuk maksimal 2 orang. Dari sana Anda bisa menghitung jumlah tamu yang kira-kira akan hadir di acara Anda. Sementara itu untuk jumlah panitia lebih mudah diestimasi karena sejak awal Anda bisa memperhitungkan secara realistis berapa panitia yang digunakan dalam persiapan acara, sebut saja 10 orang.
Dengan begitu jika ditotal untuk pengecekan snack box online yang dipesan, Anda membutuhkan kira-kira snack box sebanyak:
50 undangan x 2 orang = 100 orang
10 panitia yang digunakan
Maka total orang yang akan hadir dalam acara tersebut sebesar 110 orang, jadi Anda pun sebaiknya mempersiapkan paling tidak jumlah yang sama.
-
Tambahkan snack box cadangan agar tidak kurang
Sering Royal Snack Box melihat customer yang memesan snack dengan jumlah yang terlalu mepet estimasi kehadiran tamu. Hal ini membuat risiko snack box yang mau dibagikan jadi kurang karena tiba-tiba bisa saja ada tamu yang membawa teman atau kenalan lain tanpa pemberitahuan. Tentu sebagai tuan rumah/penyelenggara acara, akan merasa kebingungan kalau sampai ada tamu yang tidak kebagian konsumsi.
Demi mengantisipasi hal itu maka ada baiknya Anda selalu pesan jumlah snack box lebih dari estimasi jumlah tamu dan panitia. Misalnya untuk kasus di atas, Anda estimasi ada 110 orang yang akan hadir di dalam acara, maka tinggal tambahkan sekitar 5-10 persen cadangan snack box menjadi:
110 snack box x 5-10% = 116 atau 121 snack box ekstra.
Hal ini penting dalam pengecekan snack box di catering agar tidak ada tamu atau panitia acara yang tidak kebagian konsumsi.
-
Pisahkan konsumsi untuk tamu dan untuk panitia acara
Sebagai penyelenggara ada baiknya Anda tetap peduli dengan pembagian snack bagi panitia internal acara. Misalnya dengan memisahkan jumlah snack box untuk tamu dengan snack box khusus untuk panitia.
Hal ini dilakukan supaya:
- Mencegah snack box untuk panitia tidak sengaja diberikan untuk konsumsi tamu
- Memastikan panitia acara tetap kebagian konsumsi meskipun jumlah snack box tamu sudah berkurang
- Ada pembagian porsi yang jelas untuk per orang panitia
Agar pengecekan snack box catering mudah dilakukan maka pisahkan 10 snack box untuk panitia lalu beri tanda atau letakkan di area yang terpisah.
-
Konfirmasi kembali ke jasa catering snack boxnya
Jangan lupa sebelum pesanan diantarkan oleh jasa catering, sebaiknya Anda memastikan kembali jumlah pesanan yang telah dipesan ke jasa catering. Hal ini penting untuk memastikan bahwa jumlah yang Anda pesan sudah benar dan sesuai estimasi jumlah orang yang akan hadir.
Anda bisa menghubungi jasa catering H-1 acara atau beberapa jam sebelum jadwal pengiriman snack boxnya. Anda bisa konfirmasi via chat agar ada bukti tertulis dan tidak terjadi miss-komunikasi karena kurangnya jumlah pesanan sering kali terjadi akibat ada salah mengerti soal jumlah antar kedua belah pihak.
-
Pastikan jatah konsumsi tepat dibagikan per orang
Terkadang penyebab konsumsi kurang seringkali dikarenakan ada tamu yang mengambil jatah snack lebih atau pembagian konsumsi yang tidak jelas. Misalnya saat acara berlangsung, ada tamu yang mengambil 2 box snack sekaligus sehingga dia mengambil porsi yang seharusnya menjadi milik tamu lainnya.
Untuk menghindari kejadian ini maka Anda sebagai penyelenggara acara sebisa mungkin melakukan pengecekan snack box acara dan menetapkan pembagian dengan jelas. Anda dapat membagikan sendiri snack boxnya satu per satu daripada membiarkan tamu mengambil snack sendiri.
Bisa juga dengan membaginya berdasarkan kupon yang sudah lebih dulu diberikan pada tamu. Jadi 1 kupon untuk 1 jenis konsumsi sehingga menghindari ada tamu yang mengambil porsi dobel.
-
Sediakan snack darurat apabila ada jatah panitia yang terpaksa diambil
Mungkin Anda pernah mengalaminya dimana setelah berbagai perhitungan ternyata jumlah snack untuk tamu atau peserta acara masih kurang. Dari sana Anda terpaksa memberikan snack box yang seharusnya untuk panitia ke tamu yang belum mendapatkan jatah konsumsi daripada malu.
Nah, untuk menghindari hal ini dan supaya panitia tetap kebagian konsumsi maka Anda bisa persiapkan Plan B. Caranya dengan mempersiapkan snack cadangan misalnya:
- Siapkan tambahan snack ringan
- Langsung pesan snack di jasa catering terdekat
- Pesan dari catering yang bisa langsung menyiapkan snack tambahan kapan saja tanpa PO (pre-order)
Jadi kalau memang benar-benar jumlah konsumsinya kurang, Anda tidak perlu panik karena masih ada rencana cadangan dengan opsi-opsi di atas.
Di Mana Pesan Snack Box dengan Layanan Terbaik?
Untuk layanan pesan antar snack box langsung di area Jadetabek maka Anda bisa menghubungi Royal Snack Box. Kami adalah vendor snack berpengalaman dan amanah, siap antar snack sesuai jumlah yang dipesan.
Pengecekan snack box beserta apa saja paketan menunya dapat langsung ke kami melalui kontak online di 0812-9043-2012.
